Adjuntar documentación previa para visitas externas
¿Cuántas veces nuestros invitados ha perdido tiempo en nuestra recepción rellenado formularios, políticas de privacidad, etc.? O ¿cuántas veces nos han llamado porque no saben en qué espacio de nuestra empresa tienen que ir?
Con el objetivo de evitar pérdidas de tiempo, Hybo ha integrado la opción de adjuntar documentación en la reserva y gestión de visitas externas.
Con esta nueva solución, cuando tu equipo efectúe una convocatoria de reunión para personal externo con Hybo, sus invitados recibirán toda la documentación que el convocante quiera, como formularios, políticas de privacidad, documentación de entrada, accesos, DNI, etc.
Los documentos podrán firmarse digitalmente, recibiendo posteriormente el anfitrión los documentos rellenados. De esta manera, se agiliza la entrada en el día de la convocatoria y sus invitados no tendrán que perder tiempo en la recepción, ya que en la base de datos de tu empresa ya tendrán los documentos rellenados.
Actualmente, a causa de la pandemia, esta integración es de gran ayuda para informar de los protocolos y restricciones en el interior de cada empresa.
Esta nueva integración otorga ventajas en la gestión de visitas externas
Tiempo:
Ni tú, ni tus visitantes, perderéis tiempo para poder realizar la reunión establecida.
Espacio:
Esta herramienta permite reserva salas de reuniones y plazas de aparcamientos para tus invitados, los cuales recibirán toda la información por email.
Económico y ecológico:
Con esta integración ya no necesitarás ningún libro de registro ni imprimir documentación previa a la visita.
Notificaciones:
Recibir notificaciones de reservas fuera de la aplicación permite disponer de diferentes canales de comunicación para los empleados y para terceros.
Personalizable:
La documentación también puede enviarse utilizando portales o nubes de tu propia organización.