¿Cómo mantener mi oficina optimizada?

La gestión de espacios sigue siendo una tarea complicada para las empresas que no cuenten con software específico. Si quieres saber cómo está usando los espacios del edificio, siempre hay dos opciones: mandar a alguien a contarlos o utilizar un sistema de gestión de espacios.

Los espacios de trabajo siempre tienen que ofrecer a sus habitantes todas las herramientas para poder despeñar sus roles dentro de la organización, para ello es importante que siempre estén óptimos, tanto a nivel físico como a nivel ambiental.

Para ello es importante poder medir su optimización, y esto se puede evaluar mediante varios análisis:

 

Ocupación de las oficinas:

Seguramente, durante la pandemia de la Covid-19, las oficinas de tu empresa han estado más vacías de lo habitual, lo cual nos lleva a la primera métrica, el porcentaje de ocupación.

Para medirlo podemos contar el número de personas que están trabajando en un momento dado y dividirlo entre el número total de metros cuadrados disponibles para trabajar, así sabremos qué porcentaje está ocupado en ese momento.

Este dato nos ayudará a tomar decisiones sobre si necesitamos ampliar nuestro espacio de oficinas o no.

 

Mobiliario adaptado:

La segunda métrica es el estado de nuestros muebles de trabajo. Los espacios de trabajo tienen que cumplir con las normativas de riesgos laborales como, por ejemplo, que la altura de un escritorio no supere los dos metros.

Para medirlo podemos usar sistemas como el Building Information Modeling (BIM), que nos permiten analizar y predecir el estado de nuestras instalaciones en función del uso que se le dé.

Además, durante la pandemia de la Covid-19 se han establecido medidas sanitarias dentro de la oficina, como la distancia de seguridad, que ha generado la reorganización del espacio y del mobiliario, afectando a su optimización

En oficinas donde el espacio estaba optimizado, ahora se ha visto alterado por la necesidad de separar a los empleados en función de su riesgo.

Consumo energético

El diseño es otro aspecto para tener en cuenta, ya que mediante un buen diseño se puede conseguir espacios más pequeños, pero sin sacrificar la funcionalidad ni la ergonomía. Además, los equipos e instalaciones deben de reducir el consumo energético, pues se está apostando por la sostenibilidad.

Adaptar espacios con luz natural, equipos de bajo consumo o apostar por energías renovables optimizan sus oficinas y crean valor de marca.

Distribución del espacio

La naturaleza del trabajo también juega un papel importante a la hora de decidir el diseño interior de las oficinas empresariales. El espacio de las oficinas debe de estar adaptado las necesidades de la empresa y a las necesidades de los trabajadores.  

Las salas comunes y los espacios de trabajo individuales deben de ser factibles y aptos para las tareas a llevar a cabo. En caso de no ser óptimos, se deben de reubicar sistemas o equipos que supongan un gasto, para optimizar espacios. Como, por ejemplo, salas de reuniones demasiado grandes o espacios comunes sin uso.

Limpieza y orden

La limpieza es otro factor clave para mantener las oficinas ordenadas. La suciedad no solo afecta la imagen de una empresa, sino que también puede llegar a repercutir en la salud de los empleados.

Para ello hay que llevar a cabo mantenimientos preventivos para no interrumpir el flujo laboral ni posiciones con problemas relacionado directamente con las oficinas donde se desempeña el trabajo, además, siempre hay que tener un sistema contra inclemencias como plagas o daños por humedad y temperaturas extrema.

 

Los equipos e instalaciones

Los equipos e instalaciones deben de estar para ayudar a los empleados, y no para estresarlos. Para ello, deben de funcionar correctamente y en caso de averías, los equipos de mantenimiento deben de actual rápidamente.

Si en tu oficina hay equipos e instalaciones sin usar, es porque no están adaptados a sus empleados, y, por lo tanto, es un recurso inservible para tu equipo.

Tu equipo es el que mejor conoce sus equipos e instalaciones, para ello debes de observar si las herramientas a su disposición son empleadas y cuantas incidencias les genera.

Uso de los empleados

La mejor manera de ver si los espacios de tu oficina son eficientes, es observar el uso por parte de los empleados. Si por ejemplo, tus oficinas disponen de dos salas de reuniones, pero siempre se reúnen en la misma, quizás no necesita dos o, quizás, la otra no es apta.

De la misma manera puede pasar en escritorios, comedores o plazas de aparcamiento. Para poder evaluar una buena gestión de oficinas, se debe de tener dos objetivos claramente cumplidos:

• Las oficinas deben estar adaptadas a las necesidades de los empleados.
• Necesidad de equipos e instalaciones funcionando correctamente.

Una vez estas dos normas son cumplidas, siempre debe de irse al siguiente paso:

• Consulta previa al personal antes de hacer modificaciones en la oficina. Tu equipo es el que mejor conoce sus equipos e instalaciones, por lo que siempre es bueno consultar.

Cuando se tiene una empresa, hay que pensar en todo: desde el logo hasta la forma en la que se va a trabajar. Tu equipo es el que mejor conoce sus equipos e instalaciones, por lo que siempre es bueno consultar.

Oficinas para años

Las oficinas deben de estar acorde a las perspectivas de la empresa, si tu empresa tiene perspectivas de crecimiento, no esperes a que tus empleados tengan que hacer cola para poder ocupar las salas de reuniones para aumentar el espacio.

Si quieres fomentar la comunicación entre departamentos, elimina las barreras físicas e implementa oficinas abiertas, no esperes que tus empleados lo hagan sin disponer del espacio óptimo.

El espacio físico no solo muestra el estado actual de tu empresa, sino que también marca el futuro que busca.

La solución: implementa un único software de gestión y reserva de espacios.

Con Hybo, tus empleados podrán reservar sus escritorios, podrán reservar salas de reuniones y reservar turnos de comedor. Y también, podrán reservar sus plazas de aparcamiento y gestionar sus visitas. Además, mediante la notificación de incidencias, los empleados de tu empresa podrán notificar incidencias tanto en los equipos como en las instalaciones.

Con esta gestión, podrás medir la ocupación de cada zona de tu empresa por parte de tus empleados y por parte de la visita externas que se generan en tus instalaciones.

Con Hybo podrás sacar analíticas de ocupación horaria y por zonas, y detectar con datos que espacios están demasiado ocupados o vacíos por falta de uso.

Mediante la incidencia, podrás observa que equipos e instalaciones necesita mejorar, y podrás modificar tus espacios con base a las necesidades reales y futuras de tu oficina.

Con esta herramienta, tendrás una oficina siempre optimizada y en pleno funcionamiento, permitiendo tu análisis en un solo clic.